Martina, impiegata amministrativa in una piccola impresa, iniziava sempre la giornata con una tazza di caffè forte e una lista di compiti da spuntare. Lunedì scorso, però, il suo elenco è diventato un concreto e per l’appunto maratona: 12 voci, tre riunioni improvvise e una scadenza a un dì dal termine. Successivamente dieci minuti di panico, ha deciso di provare la tecnica del “time blocking” che aveva letto su un blog di produttività.
Cos’è il time blocking e perché funziona
Non tutti i ruoli si adattano a questo metodo. Chi lavora in assistenza utenti, mettiamo, riceve richieste in durata reale che non possono essere programmate. Per questi casi il time blocking può generare frustrazione, in quanto i blocchi programmati vengono costantemente sovrascritti. Martina ha scoperto che, per compiti altamente reattivi, è più efficace mantenere una “finestra di disponibilità” flessibile, anziché blocchi rigidi.
Strumenti pratici per creare blocchi di lavoro
Prima di trarre conclusioni, analizziamo i dettagli.
Il time blocking prevede di suddividere la giornata in blocchi di tempo ben definiti, ciascuno dedicato a un’impresa specifica. Non si tratta solo di “realizzare una cosa alla volta”, ma di creare un calendario visivo: 30 minuti per le email, 45 minuti per la revisione di documenti, 15 minuti di riposo caffè e così viale. Martina ha impostato il suo calendario in anticipo, assegnando a ogni compito un colore diverso. Il risultato? Un guadagno del 27 % del tempo speso a passare da un compito all’altro, secondo il suo monitoraggio organico.
- Google Calendar: consente di creare eventi ricorrenti e di colorare ogni blocco. Basta trascinare il cursore per allungare o accorciare la durata.
- Notion: offre una vista “timeline” dove inserire task, note e collegamenti rapidi.
- Focus Keeper (app): combina il metodo Pomodoro con il time blocking, avvisando quando è il momento di passare al prossimo blocco.
Il time blocking non è una bacchetta magica, ma un quadro di riferimento duraturo. Per chi vuole provarlo, ecco tre passi immediati:
Come gestire le interruzioni impreviste
Non occorre un software costoso. Ecco le tre soluzioni che Martina ha provato:
Il punto debole del time blocking
Le interruzioni sono inevitabili: una telefonata urgente, una riunione improvvisa o un collega che chiede aiuto. Martina ha inserito nel suo piano due “buffer block” di 10 minuti ciascuno, uno in un primo tempo e uno dopo la pausa pranzo.
Quando qualcosa interrompeva il flusso, spostava il compito non completato nel buffer più vicino. Così nessun blocco veniva annullato, ma meramente posticipato di pochi minuti.
Un minuscolo salto verso l’intrattenimento digitale
Successivamente una settimana di rigoroso time blocking, Martina ha deciso di concedersi una pausa serale. Ha scoperto una ambiente chiamata realz che offre giochi di strategia leggeri, perfetti per staccare la spina senza perdere la sensazione di controllo sul tempo.
Riflessioni finali e consigli pratici
Il trucco è scegliere lo strumento che si integra meglio con le proprie abitudini digitali; altrimenti si rischia di sprecare più tempo a gestire il calendario che a svolgere il lavoro vero e davvero.
- Identificare i compiti ricorrenti della periodo di sette giorni e stimarne la durata.
- Creare blocchi di 30‑60 minuti, includendo pause brevi.
- Rivedere alla conclusione di ogni giorno: cosa ha funzionato, cosa no, e aggiustare i blocchi per il giorno successivo.
Se riesci a rispettare il tuo calendario per tre giorni consecutivi, la sensazione di rendimento cresce notevolmente. Martina ora sente di avere più spazio per le cose importanti, sia al lavoro che nella vita risorse umane.